Konstituerende skolebestyrelsesmøde torsdag den 22/8 2024 - referat:

O: Orientering 
D: Drøftelse 
B: Beslutning 
T: Tilsyn

Tilstede: Morten Søding Sørensen (8. kl.), Christine Tram Widmer (4.+0. kl.), Siri Vad Avlund (2.+0.kl.), Anette Stampe Schjødte (3.+6.kl), Nina Sørensen Kloster (8.kl.), Louisa Goul Tøttrup (8.+5.kl), Charlotte Knop Jensen (medarbejder), Jesper Hother (viceskoleleder og afdelingsleder) og Louise Haarup Bendixen (skoleleder).

Fraværende: Marianne Toft Pedersen (medarbejder), Lene Harving Lindrup Hindkjær (spec.), elevrepræsentanter endnu ikke konstitueret.

1. B: Godkendelse af referat fra sidst

• Referatet er godkendt.

2. Orientering fra; (20 min)

• Bestyrelsesformanden:
  Fokus på tildeling til specialundervisning fortsætter i samarbejde med nogle af kommunens andre skoler. Der afventes møde med skolechefen samt Børn & Skole Udvalget.
  Skole og Forældre har en folder for nye i skolebestyrelsen. Der bestilles til nye medlemmer af bestyrelsen. Louise undersøger om vi er medlemmer, og hvad vi får ved medlemskab.
• Elever – punktet udgår
• Medarbejderrepræsentanter:
  God opstart og god sommerferiepasning.
  Alle har taget godt imod de to nye ledere.
  Flytning af nogle specialklasser til nye lokaler er også gået godt i alle tre afdelinger.
• Skoleledelsen:
  Den nationale trivselsmåling blev ikke vendt i skolebestyrelsen, da junimødet blev aflyst.
  Skolebestyrelsen ønsker, at måling samt den pædagogiske opfølgning sættes på dagsordenen til efterårets møder. Vi udfordres i sammenligning med andre skoler, da 1/6 af vores elever er specialklasseplaceret. Derfor inviterer vi en gæst til præsentation af målingens opbygning og brug.

3. D&B: Bestyrelsen konstitueres med valg af formand og næstformand (15 min)

• Præsentation af rollerne formand, næstformand og øvrige bestyrelsesmedlemmer deles og drøftes.
  Morten Søding Sørensen er enstemmigt klappet ind som formand/forperson.
  Louisa Goul Tøttrup er enstemmigt klappet ind som næstformand/næstforperson.

4. D: Forslag til tidspunkter og mødetid for møderække præsenteres (10 min)

• Bilag
• Mødernes forsøges fordelt på forskellige ugedage i løbet af året.
  Mødernes længde, placering samt antal i løbet af året drøftes. Vi beslutter at rykke møderne en time frem og ellers fastholde formen med formøde og spisning samt 2 timers møde. Møder kan afkortes eller aflyses afhængigt af indhold og antal afbud.
  Det er hensigtsmæssigt med stabilt fremmøde, men også forventeligt med afbud til nogle møder.
  Formøde for forældrerepræsentanter 17.00
  Spisning for hele skolebestyrelsen 17.30
  Skolebestyrelsesmøde kl. 18-20.
  Den 11/9 starter formødet dog først kl.18, da der er arrangement for personalet frem til kl. 18.
  Efterårets datoer er konfirmeret. Forårets datoer genbesøges på mødet i december.
  Datoerne lægges i kalenderen på Aula. Afbud til møder sendes til skolens kontor.

5. D: Fordeling af forældremøder

• Vi drøfter om der i stedet for personligt fremmøde skal vises en video fra bestyrelsen på forældremøder. Vi er dels i tidsnød omkring produktionen, men vurderer også, at vi hellere vil møde personligt op for mulig dialog. Bestyrelsen deltog sidste år på alle årgange, bl.a. for at konkretiserer forældreråd/kontaktforældre rollen, men ligeledes fordi, det var længe siden, at bestyrelsen har været synlig for hele forældregrupper. Bestyrelsen har i år valgt at prioritere de yngste klasser samt forældre i nye afdelinger. Bestyrelsen ønsker, at der på alle årgange skabes tid og rammer for, at forældrene får tid til at gå i dialog.
  0.kl. Christine og Siri
  1.kl. Morten 19/9 kl. 16.30-18.00
  2.kl. Christine og Siri 29/8 kl. 16.30
  3.kl.
  4.kl. Christine 28/8 16.30-18.30
  5.kl.
  6.kl.
  7.kl. Nina 3/9 kl. 16-17.30
  8.kl.
  9.kl.
  03dfi Lene Hindkjær 
  46def 28/8 kl. 15.30-17
  79 evt. Lene
  Ledelsen melder tilbage til medarbejderne, hvilke årgange som får besøg.

6. O&D: Gennemgang af bestyrelsens principper og årshjul (30 min)

• Bilag
• Vi udpeger politikker som skal revideres eller udarbejdes i løbet af dette skoleår. I forhold til årshjul udpeger vi emner, som ønskes belyst i løbet af skoleåret. Ex besøg/rundvisninger på skolen. Udsættes til senere møde.

7. O&D: Skolens færdselspolitik (20 min)

• Bilag: Tidligere udsendt mail fra Hanne DN vedr. skoletrafiktest
  Udsættes til senere møde.

8. D&B: Lukkeuger i sommerferien 2025 (10 min)

• Data fra sommeren 2024 forelægges bestyrelsen. Der tages endelig beslutning om lukkerugerne i sommerferien 2026 og fremadrettet.
  På baggrund af data ønsker bestyrelsen at pasningstilbuddet i uge 29+30 lukkes på Skovvangskolen fra sommeren 2025, hvis det er muligt at istandsætte feriepasning på en nærliggende skole. Det må forventes at være tale om meget få og måske ingen børn. Ledelsen undersøger muliglederne med feriepasning, og processen for udmelding drøftes på kommende møde.
  Data sommeren 2024 er vedhæftet herunder, hvor antal fremmødte ex. er 6 børn i gennemsnit over 5 dage i uge 29, og ligeså 25 børn tilmeldt i gennemsnit over 5 dage i uge 29. Der er 4-5 medarbejdere på arbejde på en uge for at dække dagene ind fra 6.30 til 17. Hvis lukkeugerne gennemføres, må det forventes, at vi skal stille med en af vores medarbejder pr dag. De øvrige medarbejdertimer skal dels øge bemandingen i øvrige feriepasningsuger i løbet af året samt nedbringe udgiften til medhjælpere i ferieugerne. Vi forventer, at de to lukkeuger, vil betyde meget få tilmeldte børn til pasning i de to nævnte uger, og derved øge antallet af børn i de øvrige sommerferieuger.

• Sommerferiedæk	Tilmeldte børn	Gennemsnitligt fremmøde
  Uge 27	101	58
  Uge 28	77	43
  Uge 29	25	6
  Uge 30	22	9
  Uge 31	49	30
  Uge 32	134	90

9. Evt.

• Vi vil vælge en tidtager til kommende møder.